Scenario: Tot 12 uur per week besparen op zorgadministratie

Stel je een groep fysiotherapiepraktijken voor zoals KliniCare Groep — vier vestigingen in de regio Utrecht met in totaal 22 behandelaars. Goede zorg leveren is hun vak. Maar de administratieve last die erbij komt kijken, dreigt het plezier in dat vak te verpesten. Met de juiste AI-oplossing kan daar verandering in komen.

De uitdaging

De Nederlandse zorgsector is berucht om zijn administratieve druk, en fysiotherapie is geen uitzondering. In een typische praktijk besteedt elke behandelaar gemiddeld anderhalf uur per dag aan taken die niets met patiëntenzorg te maken hebben: behandelverslagen schrijven, declaraties klaarzetten, afwijzingen van zorgverzekeraars afhandelen en communicatie met verwijzers.

Dat zijn per praktijk zo'n 30 uur per week die niet naar patiënten gaan. Concreet betekent dit langere wachttijden, kortere behandelingen en gefrustreerde therapeuten. Een veelgehoord geluid onder praktijkhouders: "Mijn mensen zijn opgeleid om mensen beter te maken, niet om formulieren in te vullen."

Specifiek spelen er drie veelvoorkomende problemen:

1. Verslaglegging kost te veel tijd. Behandelaars typen na elke sessie handmatig hun notities uit — vaak aan het eind van de dag, waardoor details verloren gaan.
2. Declaratiefouten leiden tot afwijzingen. Zo'n 15% van de declaraties wordt afgewezen door zorgverzekeraars vanwege onjuiste codes of ontbrekende informatie. Elke afwijzing kost 20 minuten om te herstellen.
3. Communicatie met verwijzers is traag. Brieven naar huisartsen worden handmatig opgesteld, wat leidt tot vertragingen van soms twee weken.

De mogelijke oplossing

RocketCrew kan een AI-assistent ontwikkelen die op drie fronten de administratielast aanpakt, volledig geïntegreerd met het bestaande EPD-systeem (elektronisch patiëntendossier) van een praktijk.

Spraakgestuurde verslaglegging. Behandelaars zouden tijdens of direct na de sessie hun bevindingen kunnen inspreken via een app. Het AI-model zet de spraak om naar gestructureerde behandelverslagen in de juiste medische terminologie, gekoppeld aan de juiste patiënt en behandelcode. De therapeut controleert en accordeert — gemiddeld zou dat nog 2 minuten kosten in plaats van 12.

Slimme declaratieverwerking. Het systeem kan elke declaratie automatisch controleren op veelvoorkomende fouten voordat deze wordt ingediend: ontbrekende verwijscodes, verkeerde behandelcombinaties, verlopen machtigingen. Bij een potentieel probleem krijgt de behandelaar een melding met een concreet voorstel voor correctie.

Geautomatiseerde verwijzerscommunicatie. Op basis van het behandelverslag kan het systeem een conceptbrief genereren voor de verwijzend huisarts. De behandelaar past aan waar nodig en verstuurt met één klik.

Een dergelijke uitrol kan praktijk voor praktijk plaatsvinden over zes tot acht weken, zodat elk team persoonlijke begeleiding krijgt bij de overgang.

Wat is er mogelijk?

Op basis van vergelijkbare trajecten en branchegemiddelden zijn dit realistische verwachtingen:

• Tot 12 uur per week bespaard per praktijk aan administratieve taken
• Tot 35% snellere declaratieverwerking: van gemiddeld 4 dagen naar 2,5 dag tot uitbetaling
• Tot 78% minder declaratie-afwijzingen: van 15% naar 3,3%
• Tot 6 extra patiënturen per week per praktijk — direct omzeteffect
• Merkbare stijging in medewerkerstevredenheid doordat therapeuten weer doen waar ze goed in zijn

Op jaarbasis kan dit voor een vergelijkbare groep al snel ruim €95.000 aan teruggewonnen productiviteit en vermeden administratiekosten betekenen.

---

Herken je dit scenario? Laat ons uitrekenen wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen. Plan een gratis demo →